Per i fornitori – con sede in Italia – il processo di fatturazione elettronica verso le PA prevede:
- predisposizione della fattura in formato XML secondo lo standard(link is external) pubblicato sul sito FatturaPA;
- firma della fattura con firma elettronica qualificata o digitale da parte del fornitore o di un terzo soggetto delegato; invio della fattura al Sistema di interscambio (SDI), mediante uno dei canali previsti dalle Specifiche tecniche dello SDI(link is external) (PEC, FTP, cooperazione applicativa), che provvede alla consegna della fattura all’ufficio destinatario della PA;
- ricezione delle notifiche e dei riscontri inviati dallo SDI a fronte dell’esito della trasmissione della fattura; conservazione secondo le modalità previste dalla normativa(link is external) vigente.
Di fondamentale importanza, in fase di compilazione, è l’inserimento obbligatorio del codice ufficio della PA destinatario di fattura elettronica. Tale codice è comunicato al fornitore dalla PA o può essere reperito consultando l’Indice della PA (IPA)(link is external).
Oltre ai dati fiscali obbligatori ai sensi della normativa vigente(link is external) devono essere altresì inseriti i codici CIG e CUP secondo quanto previsto dall’art. 25 del DL n. 66/2014(link is external).
L’obbligo non è ancora esteso ai fornitori esteri.
Le amministrazioni destinatarie di fattura elettronica devono:
- attivare il servizio di fatturazione elettronica per tutti gli uffici destinatari di fattura nell’l’Indice della PA (IPA) secondo le Specifiche operative dell’AgiD definendo il canale mediante il quale comunicare con il Sistema di interscambio;
- comunicare ai fornitori i codici identificativi degli uffici destinatari di fatturazione elettronica;
- ricevere le fatture elettroniche provenienti dallo SDI ed effettuare le verifiche amministrative interne;
- inviare allo SDI la notifica di accettazione o rifiuto della fattura entro 15 giorni dalla data di ricezione secondo le modalità(link is external) riportate nelle Specifiche tecniche SDI;
- monitorare i file FatturaPA secondo le modalità riportate(link is external) sul sito FatturaPA;
- conservazione secondo le modalità previste dalla normativa(link is external) vigente.
Le amministrazioni previste nella prima fase, Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale, avendo completato le fasi di attuazione previste e sottoposte al monitoraggio dell’AgID, sono pronti a ricevere le fatture in formato elettronico.
Sono a disposizione sul sito FatturaPA(link is external) alcuni strumenti utili per facilitare il processo di fatturazione elettronica:
- Controllare la FatturaPA(link is external): consente di effettuare i controlli formali per garantire il corretto inoltro della fattura al destinatario
- Visualizzare la FatturaPA(link is external): permette di visualizzare sul browser il contenuto del file XML della fattura.
- Autorizzare gli amministratori degli incaricati(link is external): rivolta ai rappresentanti legali, consente loro di definire gli Amministratori degli incaricati per il monitoraggio delle fatture emesse, trasmesse e ricevute.
- Accreditare il canale(link is external): consente di accreditare il canale trasmissivo che si intende utilizzare (Web-service, FTP o Porta di Dominio).
- Inviare via web la FatturaPA(link is external): consente di inviare la fattura al destinatario attraverso un’interfaccia web.
- Monitorare la FatturaPA(link is external): permette di avere informazioni sulle fatture emesse, trasmesse e ricevute.
- Gestire il canale(link is external): consente di gestire i canali di trasmissione da e verso lo SDI
AgID mette inoltre a disposizione i software per la verifica della firma digitale e la successiva estrazione degli oggetti firmati, nonché l’elenco dei soggetti accreditati per il rilascio della firma elettronica e della posta elettronica certificata.
Le pubbliche amministrazioni e le piccole e medie imprese possono scaricare gratuitamente l’applicazione “Modulo Fatturazione Attiva” (link is external)che consente di comporre una fattura secondo lo standard FatturaPA(link is external). E’ inoltre disponibile l’applicazione “Modulo per la visualizzazione della FatturaPA e dei suoi allegati e per la creazione della notifica di Esito Committente”(link is external).
Questi software, sviluppati dalla Regione Lazio – LAit(link is external) in collaborazione con l’Agenzia per l’Italia Digitale, sono rilasciati in licenza open source (EUPL).
La Regione Lazio, attraverso la sua inhouse LAit s.p.a ha, inoltre, pubblicato sul catalogo nazionale dei programmi riutilizzabili dell’AGID la “Soluzione per la gestione dei pagamenti e della fatturazione alla PA”.
I fornitori accreditati sul Mercato elettronico della PA (MePA)(link is external) possono utilizzare il servizio di compilazione, emissione, trasmissione e conservazione della fattura messo a disposizione all’interno della specifica piattaforma.
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